2017年4月13日木曜日

13.書類の保存について

 JADECは昨年5月に法人を解散し、今は任意団体として活動している。解散決定後は、法人の閉鎖処理というのが結構面倒だった。法務局や税務署に何度も問い合わせをしたり、出かけたりして書類を作り、やっと11月にすべての処理が終わった。と思ったら、スタッフの中から「いろいろな書類はどうするの?」という声が上がった。

 「種類って何?」「ほら、決算関係の書類だとか、理事会議事録だとか・・・」
 「とっておくのかね?」「法人はないんだから、もういらないんじゃないの」
 「JADECの活動の歴史として必要なものは残しておいた方がいい」
 「事業報告とかだね」「そうね」
 「経理の関係は?」「決算報告としてまとめられたものを保存しておけばいいんじゃないの」
 「会計の証拠書類とか原義(仕事における意思決定過程がわかるような書類のファイル)とかは保存しなくっていい?」
 「監査結果が評議員会で承認されて、Webサイトにも公開しているんだからいらないと思う」
 「でも、保存期間が5年とか7年とか規定があるんじゃないの?」
 「それは財団が続いているときの話でしょ。もう解散して、たまたま有志が任意団体として活動を続けているだけ。本来なら事務所をたたんでしまって、保存しておく場所だってないはず。規定なんか気にしなくてもいいんじゃないの」

 とは言ってみたものの、念のために規定を調べてみた。法人の場合、法律で保存が決められている文書(法定保存文書)には、内容によって期間が決められている。
 ①1~4年:人事労務関係(健康保険、雇用保険、労災保険、雇用・退職に関わる書類)
 ②5年   :経理・税務・庶務・人事労務関係(会計書類、事業報告、廃棄物処理関係など)
 ③7、10年:経理・税務・取引関係帳簿、取引証憑書類、課税・控除関係、決算関係書類)
 ④永久  :総務・庶務(定款、登記、訴訟、権利や財産の得喪関係、製品の開発設計関係)
となっている。根拠となる法律は、法人法、法人税法、労働基準法などである。しかし、結局のところ、解散した法人については明確に書かれたものはないので、自分たちの良心に従って保存するということにした。

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 なぜこんなことを書いているかと言えば、最近の省庁における書類の保存に対する姿勢が目に余るからである。吹けば飛ぶような小さな財団、それもすでに解散した法人においてさえ、活動の証拠や支払うべき金額確定の証拠になるような書類の保存について筋を通そうしているのに、である。 

 A:国有財産売却の交渉記録した書類を廃棄したという財務省
 B:PKO部隊の日報を廃棄したと答弁した防衛省(その後見つかったと報告)
 C:保存期間30年の「倉庫施設等変更登録書類」を10年で廃棄した国土交通省(2017年3月)

 Aは、背景に首相に対する忖度があったのではないかという疑義のある森友学園事件における問題である。(参照本ブログ第11項 新“お役所仕事”考) 財務官僚は、契約が締結したので国有地取引の交渉記録を廃棄したと言っている。それは財務省の内規による保存期間「1年未満」に該当するものであり、適切な処理だというのである。
 しかし、交渉記録というものはその取引が正当なものであるかの証拠になるもので、法人の場合で言うと、③の中の取引証憑書類に当たるものではないか。保存期間7年の分類に入るものである。それをもし本当に廃棄したというのであるなら、財務省の行政記録保存期間の内規そのものがおかしいのではないか。国民の財産の払い下げを仕事としているのであるから、そこに求められる公明正大さは民間の法人の日ではないはずだ。1年未満どころか、10年であってもよいくらいである。
 (以上の考えのもとに、「財務省行政文書管理規則」なるものを読んでみた。私の読解力では、国有地の払い下げに関する交渉記録の場合は、保存期間10年としか読み取れなかった。)

 Bの、当初廃棄されたとした日報というのは昨年7月のもので、12月の情報公開請求に対し防衛省は「廃棄した」として不開示の決定を出したのである。その後陸自内に保存されていたという報告があった。該当の日報は、PKO部隊派遣の判断のための重要な情報であり、今後の駆けつけ敬語を考える際の資料としても貴重なものである。そうしたものを半年もたたぬうちに廃棄するということ自体が考えられない。陸自が保存していたのは当然のことである。これを政府は、陸上自衛隊の制服組と背広組との連絡の不備から起きた問題として片づける意向のようだが、防衛省の文書管理の考え方自体が問題とみるべきではないか。

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 Cの問題も含めて、これらの問題は、行政書類の保存システムの問題だと考えられる。かりに今回の出来事が、保存期間の解釈ミスと言う悪意のないものだったとしても、そうした解釈ミスで重要な行政文書が廃棄されてはならない。また官僚の忖度が入り込む余地がないようにしなければならない。さらに、そこに官僚の忖度があったのではないかと疑義が生まれる余地がないようにしなければならない。

 アメリカの行政文書の保存の仕組みは徹底しているらしい。アメリカの国家公務員として10年間予算編成の仕事をしていた中林美恵子さん(元連邦議会上院予算委員会補佐官、共和党陣営/現早稲田大学教授)によれば、書類を保存するかどうかは、その仕事の担当者が決めるのではないという。書類保存を担当する部署があり、仕事が終わったものに関する書類をすべて持っていき、残すか残さないかを判断するのだという。担当者が使っていたカレンダーまで持っていくそうだ。そこに仕事に関するメモがあるという可能性があるからだという。
 
 日本の行政府には、ぜひこの書類保存の精神を学んでほしい。外交的にも安全保障の上でも難しい状況下で、国会が一つの問題に長く振り回されているのはどうなのか。堂々巡りの議論を続けていないで、二度とこうした問題を起こさないための対策づくりについて審議してもらいたい。国民に知らせたくない内容の文書は廃棄してしまうのかと疑われないように、きちんとしたルール作りをしてもらいたい。




 


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